Lieferantenangebote und Verträge nachverhandeln
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Offenes Angebot oder laufender Vertrag?
Ein offenes Lieferantenangebot ist noch nicht unterschrieben. Preise, Mengen, Laufzeit und Nebenkosten lassen sich vor der Annahme besprechen, und Vergleichsangebote sind ein naheliegender Maßstab.
Ein laufender Vertrag bindet beide Seiten zu den vereinbarten Bedingungen. Ob und wann sich etwas ändern lässt, hängt vom Vertrag ab, etwa von Kündigungsfristen, Preisanpassungsklauseln, Verlängerungen oder zusätzlichem Bedarf. Ein Anspruch auf neue Konditionen besteht dadurch nicht automatisch; Veränderungen kommen in der Regel nur durch Verhandlung und Einigung zustande.
Angebote und Verträge vergleichbar machen
| Punkt | Was Sie prüfen sollten |
|---|---|
| Leistung | Ist der Leistungsumfang gleich beschrieben, etwa Service-Level, Reaktionszeiten, Qualität und Lieferbedingungen? |
| Mengen | Beruhen alle Angebote auf denselben Mengen und auf Ihrem tatsächlichen Bedarf? Gibt es Mindestabnahmen? |
| Preisstaffeln | Ab welchen Mengen gelten welche Preise, und welche Staffel erreichen Sie realistisch? |
| Zusatzkosten | Fracht, Einrichtung, Wartung, Lizenzen, Servicepauschalen und Zuschläge, die nicht im Stückpreis stehen. |
| Laufzeit | Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung und Preisanpassungsklauseln. |
| Umstellungsaufwand | Interner Aufwand, Schulung, Doppelkosten in der Übergangszeit und Risiken für laufende Abläufe. |
Warum ein niedrigerer Stückpreis nicht automatisch günstiger ist
Angebote werden oft am Stückpreis gemessen. Entscheidend sind aber die Gesamtkosten über die Laufzeit: Gebühren, Fracht, Mindestmengen und Preisanpassungen können den Vorteil eines niedrigeren Stückpreises aufheben.
Rechnen Sie deshalb jedes Angebot mit denselben Mengen und denselben Leistungen auf einen Gesamtbetrag hoch, bevor Sie vergleichen.
Stückpreis gegen Gesamtkosten
Fiktives Beispiel- Angebot A: 1.000 Stück × 10,00 €
- 10.000 €
- Angebot B: 1.000 Stück × 9,50 €
- 9.500 €
- Angebot B: zusätzliche Gebühren
- 600 €
- Angebot B gesamt
- 10.100 €
Trotz niedrigerem Stückpreis kostet Angebot B in diesem Beispiel insgesamt 100 € mehr als Angebot A.
Fiktives Rechenbeispiel zur Veranschaulichung. Es beschreibt keinen Kundenfall und keine zu erwartende Einsparung.
Diese Unterlagen sollten vorliegen
- Aktuelles Angebot oder bestehender Vertrag mit allen Anlagen
- Preisblatt, Preisstaffeln und Rabattvereinbarungen
- Rechnungen der letzten zwölf Monate
- Tatsächliche Abnahmemengen und erwarteter Bedarf
- Laufzeit, Kündigungsfristen und Verlängerungsregeln
- Vergleichsangebote, sofern vorhanden
Verhandlungsziele vorbereiten und Angebote vergleichbar halten
| Vorbereitung | Konkretes Ergebnis |
|---|---|
| Bedarf festlegen | Mengen, Qualität und benötigte Leistungen schriftlich festhalten. |
| Ziel und Grenze bestimmen | Gewünschte Konditionen und die noch akzeptablen Gesamtkosten für denselben Leistungsumfang festlegen. |
| Alternativen vergleichen | Mindestens eine tragfähige Alternative prüfen, einschließlich Umstellungsaufwand. |
| Zugeständnisse bewerten | Einen Rabatt gegen längere Bindung oder höhere Mindestmengen auf den Gesamtaufwand durchrechnen. |
| Ergebnis dokumentieren | Preisblatt, Leistungsumfang, Laufzeit und Zuschläge im abschließenden Angebot gemeinsam prüfen. |
Bei Software zählen neben dem Lizenzpreis auch Nutzung und Laufzeit: Unser Prüfraster zum Senken von IT-Kosten zeigt die nötigen Vergleichsdaten. Für Transporte finden Sie unter Frachtkosten senken einen Vergleich von Grundtarif, Sendungsmix und Zuschlägen.
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